Pár poznámek k textovému a grafickému editoru Word ○ Příklad využití hromadné korespondence

Word je spolu s Excelem standardní součástí softwarového vybavení většiny projekčních kanceláří. Běžně se používá pro psaní technických zpráv i ostatních textových příloh projektů.

Psaní ve Wordu je na základní úrovni velmi jednoduché. Menší nebo větší problémy mohou způsobit rozmanité možnosti formátování textu. Pokud uživatel nemá alespoň elementární grafický nebo typografický cit, výsledný dokument může být trochu …nepovedený, chaotický. (Kupodivu se mezi projektanty vůbec nerozšířil jednoduchý (a zdarma dostupný) typografický program LaTeX, který i bez složitého nastavování produkuje výstupy vysoké estetické hodnoty.)

Vedle běžného psaní Word umožňuje vkládání dalšího obsahu – obrázků, grafů, tvarů, matematických rovnic, odkazů, tabulek (vytvořených buď přímo ve Wordu, nebo v Excelu), atd. Obsahuje i řadu pokročilých funkcí, např. revize, kontrolu pravopisu, hromadnou korespondenci.

Nemíním psát návody k Wordu. Zdrojů informací je stejně jako v případě Excelu velmi mnoho. Ale na poslední jmenovanou funkci – hromadnou korespondenci, bych přece jenom chtěl upozornit trochu více. V praxi jsem se setkal s tím, že ji mnoho uživatelů nepoužívá, nebo používá opravdu pouze pro korespondenci – pro psaní adres. Přitom se dá využít pro libovolnou kombinaci neměnného a proměnlivého textu.

Speciálně u staveb inženýrských sítí mohou být stavbou dotčeny desítky či stovky vlastníků, pro které musí projektant připravit smlouvy o právu provést stavbu. Viděl jsem to dělat ručně! Přitom je to tak prosté: vytvoříme zdroj dat, který připojíme k hlavnímu dokumentu. Ten upravíme podle svých představ a provedeme sloučení. Výsledný sloučený dokument bude obsahovat ony desítky či stovky smluv.

Zdroj dat obsahuje proměnlivé části textu. V našem případě to jsou jména a adresy vlastníků a informace o dotčených parcelách: katastr, číslo parcely, druh pozemku (kultura), výměra, podíl, číslo listu vlastnictví. Vytvoříme tedy v Excelu tabulku s příslušnými sloupci:

Ve Wordu spuštěním hromadné korespondence vytvoříme hlavní dokument typu dopis. Jako zdroj dat připojíme uloženou tabulku. Napíšeme text smlouvy a do míst s proměnlivými údaji vložíme slučovací pole:

Provedeme sloučení s výstupem do sloučeného dokumentu nebo přímo na tiskárnu:

Podobným způsobem připravíme obálky s adresami a můžeme smlouvy odesílat.

Detailní postup je možno snadno vyhledat na internetu. Hromadná korespondence poskytuje i další možnosti, například podmíněné vkládání obsahu. I to lze vyhledat a je dobré o těchto možnostech vědět. Pro běžnou práci ale bohatě postačí výše uvedený jednoduchý postup.